Termin outsourcing stał się popularny wraz z rozwojem gospodarki i poszukiwaniem nowych rozwiązań, które miały zrewolucjonizować funkcjonowanie firm i przynieść im znaczne oszczędności. Czy rewolucja zawsze jest czymś dobrym? Postaramy się zastanowić nad tym zagadnieniem w poniższym artykule. Tak naprawdę za słowem outsourcing kryje się zbitka trzech angielskich słów: outside, resource, using, które w tej konfiguracji oznaczają korzystanie z zasobów zewnętrznych. Jeżeli zatem nie potrafimy czegoś zrobić, a nauczenie tego kosztowałoby nas za dużo nakładów finansowych i potencjału ludzkiego, lepiej zlecić wykonanie tego firmie zewnętrznej, która jest w danej dziedzinie specjalistą.
Istnieje wiele powodów, dla których firmy decydują się na korzystanie z usług outsourcingowych. Wśród nich jest możliwość redukcji kosztów, otrzymania produktów i usług o najlepszej jakości oraz przeznaczenia zaoszczędzonych w ten sposób środków na inne projekty.
Przedmiotem outsourcingu może być różna działalność: od informatyki, przez operacje pomocnicze, po logistykę. W naszych rozważaniach skupimy się głównie na zagadnieniach informatycznych, ponieważ to sektor IT jest jednym z najdynamiczniej rozwijających się gałęzi outsourcingu. Wśród oferowanych usług może pojawić się konserwacja sprzętu, rozwój oprogramowania lub przetwarzanie danych firmowych. Przykładem stosowania tego typu usług jest outsourcing elektronicznego zarządzania dokumentami.
Na polskim rynku jest coraz więcej firm, które oferują tego typu usługi. Proponują rozwiązania dedykowane przedsiębiorcom, którzy segregowanie, archiwizowanie i udostępnianie dokumentacji chcą zostawić firmom zewnętrznym, które w specjalnie stworzonych do tego archiwach elektronicznym przechowują dokumentację przedsiębiorstwa.
Korzystny jest niewątpliwie aspekt eliminacji dokumentacji z firmy. Firma outsourcingowa może zeskanować dokumenty u klienta i przekazać je na nośnikach danych w formie elektronicznej. Może również na zlecenie firmy podjąć się archiwizowania dokumentacji. Niestety, nikt nie jest w stanie zagwarantować nam, że skorzystanie z takich usług przyniesie obniżenie kosztów i usprawni pracę. Niebezpieczne jest także uzależnienie się firmy od jednego produktu lub usług zleconych na zewnątrz. To może pociągnąć za sobą zmniejszenie jakości świadczeń na rzecz firmy.
Powstaje zatem pytanie: Czy dla usług outsourcingowych istnieje jakaś alternatywa? Okazuje się, że tak. Pozostając w branży IT i przy problemie zarządzania dokumentami, odpowiedzią może być cloud computing, czyli sposób przetwarzania informacji za pomocą usług, które są dostarczane przez firmy zewnętrzne.
Większość firm outsourcingowych oferuje wykwalifikowaną kadrę pracowniczą i koncentrację na świadczonych usługach. Należy więc zastanowić się nad tym problemem i podjąć przyszłościową decyzję, która da firmie korzystne, długofalowe rozwiązanie. ◊