Dobra organizacja pracy i sprawne zarządzanie obiegiem informacji w firmie to klucz do sukcesu. Choć wszyscy o tym wiedzą, nie każdy potrafi wyciągnąć z tego wnioski. Jak zatem uniknąć błędów i usprawnić codzienną pracę firmy?
Zasadniczą kwestią w organizacji pracy każdego przedsiębiorstwa jest wewnętrzny przepływ informacji. Często powtarzanym błędem jest nadmierna wiara w moc dokumentów drukowanych. Przedsiębiorcy zamiast iść z duchem czasu, przetwarzać i archiwizować dokumenty w formie elektronicznej, wolą wszystko zapisywać na kartkach papieru. Nierzadko zdarza się, że na skutek złej organizacji bądź niefrasobliwości pracowników, dokumenty podczas kopiowania dostają się w ręce osób nieuprawnionych. Najczęściej zdarza się to wtedy, gdy pracownicy zapominają odebrać z drukarki powielany przez siebie materiał. Często też dokumenty w firmie krążą pomiędzy osobami, które nie są związane ze sprawą. Nie można też zapominać o tym, że drukowanie każdej kartki papieru niepotrzebnie zwiększa koszty.
Zalety nowoczesnych rozwiązań
Właściciele firm często decydują się na zakup oddzielnych drukarek dla swoich pracowników, a jest to błąd. Zamiast nich, lepiej kupić jedno nowoczesne urządzenie wielofunkcyjne o dużo większych możliwościach. Potrafi ono zastąpić kilka prostych drukarek, kopiarek i skanerów. Umożliwia wysyłanie i odbieranie faksów bezpośrednio z komputera, bez użycia papieru. Software do rozpoznawania i digitalizacji znaków potrafi też szybko przetworzyć dokumenty zapisane na papierze do formatów, które mogą być łatwo edytowalne na ekranie komputera i dalej przetwarzane w formie elektronicznej. Wszystkie te rozwiązania pozwalają na znaczną redukcję liczby papierowych dokumentów i uspra- wniają obieg informacji w przedsiębiorstwie. Dużo mniejsze są też koszty wydruku. Co więcej, dzięki zastąpieniu prostych drukarek nabiurkowych urządzeniami wielofunkcyjnymi możliwa jest praca w środowisku autoryzowanym i stworzenie bezpiecznego systemu zarządzania drukiem. Zastosowanie kart zbliżeniowych lub kodów PIN pozwala na identyfikację wszystkich osób pracujących w sieci i drukujących dokumenty. Dzięki temu można precyzyjnie określić liczbę wykonanych przez każdego pracownika kopii oraz ich koszt.
Rozwiązania proponowane przez specjalistów dodatkowo usprawniają proces decyzyjny i pozwalają śledzić ścieżkę, jaką pokonuje każdy dokument oraz wszystkie decyzje podejmowane przez osoby, do których trafił. Specjalne aplikacje umożliwiają także stworzenie zróżnicowanych poziomów dostępu do urządzeń, gwarantują bezpieczeństwo przetwarzanych informacji, a także umożliwiają kontrolę procesu produkcji dokumentów.
Kontrolowana obsługa serwisowa
W wielu firmach problemem jest różnorodna flota drukująca. Zapewnienie serwisu i ciągłości dostaw materiałów eksploatacyjnych jest uciążliwe i bardzo kosztowne. Rozwiązaniem tych problemów jest zawarcie jednego, całościowego kontraktu na obsługę wszystkich urządzeń oraz dostawy materiałów eksploatacyjnych.
Dzięki zastosowaniu sprawdzonych rozwiązań, możliwe jest szybkie usprawnienie przepływu informacji w firmie oraz znaczna redukcja kosztów druku nawet o kilkadziesiąt procent. Ważne jest, aby przed podjęciem decyzji o kupnie nowych urządzeń zasięgnąć rad specjalistów. Dzięki nim można zaoszczędzić tysiące złotych rocznie. ◊