Wraz z rozwojem systemów informatycznych różnych klas, jak i biurokracji zachodzi potrzeba zespolenia technologii tak, aby potrafiły współpracować ze sobą dążąc do wspólnego celu jakim jest zautomatyzowanie procesów biznesowych i przekazanie jak największej ilości działań na rzecz platformy systemowej.
Integracja ma na celu stworzenie wspólnego interfejsu dla używanego oprogramowania dzięki któremu możliwa byłaby wymiana i współdzielenie danych tworzonych z poziomu różnorodnych aplikacji. Mówiąc „interfejs” nie mamy na myśli interfejsu użytkownika, gdyż „łączenie” systemów nie odbywa się poprzez tworzenie kolejnej aplikacji, która posiada funkcjonalności konsolidowanych systemów zobrazowanych w postaci widoku okien. Wymiana danych odbywa się w tle, użytkownik nie musi martwić się w jaki sposób wprowadzić dane do innego systemu – jest to kolejny krok w kierunku automatyzacji. Żeby dokładnie uzmysłowić istotę integracji pomocny będzie przykład.
Zilustrujmy przypadek wniosku reklamacyjnego. Klient loguje się do systemu obsługi zamówień z poziomu przeglądarki internetowej (panel klienta stworzony za pomocą systemu CMS, ang. Content Management System), w której tworzy pismo mające na celu wnioskowanie o zwrot należności za zakupiony towar. Wypełnia dane kontaktowe po czym na podstawie formularza w systemie DMS (ang. Document Management System) generowany jest dokument w formacie PDF. Następnym krokiem jest rozpatrzenie takiego wniosku przez pracownika działu reklamacji, który po wydaniu opinii przekazuje wniosek do akceptacji przez bezpośredniego przełożonego. Zwierzchnik może odrzucić wniosek przekazując go z powrotem do podwładnego, który przesyła informację zwrotną do klienta, bądź zaakceptować i scedować dokument, który trafi do działu księgowego do aplikacji finansowo-księgowej (np. Płatnik, Symfonia). Wypłacenie należności i kwestie finansowe związane z tym rodzajem wnioskowania odbywają się od tej pory w innym systemie.
Panel internetowy i program finansowo-księgowy to jednak nie wszystkie rodzaje systemów, z którymi można integrować DMS. Istnieje możliwość zespolenia innego rodzaju rozwiązań, które nawet w najmniejszym stopniu oparte są o dokumenty. Na uwagę zasługuje fakt możności konsolidacji systemu ERP (ang. Enterprise Resource Planning) wraz z wszystkimi rodzajami dokumentów zawartych w jego specyfikacji, jak i np. CRM (ang. Customer Relationship Management), gdzie do obiegu mogą trafiać pisma dotyczące rezerwacji zasobów, faktury, umowy, dokumenty powiązane z konkretnym kontaktem.
Rozwój produktu informatycznego i stałe jego doskonalenie nie polega wyłącznie na hermetycznym rozwoju własnego rozwiązania. Należy wybierać oprogramowanie, które można dostosowywać pod środowisko informatyczne działające w siedzibie klienta, integrować z ist- niejącymi systemami i dodawać funkcjonalności wg specyfikacji. To system musi się przystosować do użytkownika, a nie użytkownik do systemu. ◊