U podstaw założeń sprawnego porozumiewania się leży wymiana informacji, która odbywa się w oparciu o zrozumiały język dla obydwu stron aktu komunikacji. Zatem skoro podstawy są tak oczywiste, to dlaczego te same rzeczy są nazywane różnie?
Odpowiedzi na to pytanie można udzielić wiele. Jedną z nich jest fakt, że tymi samymi kwestiami zajmują się różne środowiska specjalistów, między którymi nie dochodzi do wymiany informacji, a to skutkuje tym, iż powstają żargony na potrzeby własne danej grupy. Drugą przyczyną są też tendencje tłumaczeń terminów, szczególnie tych pochodzących z języka angielskiego, na język ojczysty, które nie zawsze dobrze oddają obcy termin. Ta niekonsekwencja terminologiczna wywołuje problemy w komunikacji.
Wobec zasygnalizowanego wyżej problemu warto się przyjrzeć sprawie na konkretnym przykładzie. System DMS, który dzięki procesowemu podejściu w koncepcji np. Business Process Modeling służy do tworzenia workflow obiegu dokumentu, może mieć różne nazwy. Czytając literaturę fachową, czy korzystając z wyszukiwarek internetowych można spotkać się z nazwami:
- DMS: (ang. Document Management System), która jest tłumaczona na język polski jako SZD: System Zarządzania Dokumentami,
- SOD: System Obiegu Dokumentów czasami poprzedzany przymiotnikiem "elektroniczny" (eSOD: Elektroniczny System Obiegu Dokumentów),
- EOD: Elektroniczny Obieg Dokumentów,
- ESZD: Elektroniczny System Zarządzania Dokumentami,
- system EZD: System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją lub Dokumentami, bo i w takiej wersji pojawia się w dokumentacjach przetargowych ogłaszanych przez administrację publiczną,
- Workflow: W żargonie biznesowym potoczna nazwa określająca DMS, która może wprowadzać w błąd. Workflow znaczy właściwie przepływ pracy i informacji w firmie lub instytucji przy wykorzystaniu narzędzi BPMN 2.0, który nie musi mieć nic wspólnego z archiwizacją i obiegiem dokumentów elektronicznych.
Inną jeszcze nazwą, z którą można się spotkać w żargonie urzędniczym jest: system teleinformatyczny mający służyć do realizacji szeroko rozumianych czynności kancelaryjnych w rozumieniu Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych, rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67).
Jak na tym przykładzie można było zobaczyć na określenie jednego systemu pojawiło się wiele określeń, które mimo tego samego znaczenia mogą w pewnym stopniu utrudniać komunikację. ◊