Według sondażu przeprowadzonego przez firmę Symantec wśród 5000 prawników z regionu EMEA, w minionych trzech miesiącach ponad połowa respondentów (51 proc.) przyznała się do problemów z identyfikowaniem i odzyskiwaniem informacji przechowywanych elektronicznie (proces ten określany jest również jako elektroniczne odkrywanie informacji, tzw. e-discovery). Jednocześnie każdy prawnik z dziesięciu krajów objętych sondażem przyznał, że w ciągu dwóch minionych lat przegrał sprawę, musiał pogodzić się z jej opóźnieniem albo został ukarany przez sąd.
Przyczyną tego był brak możliwości zlokalizowania lub przetworzenia elektronicznych informacji (tzw. ESI), które mogłyby zostać dopuszczone jako dowody. Wyniki badania sugerują, że problemy prawników narastają wraz z ilością informacji, które przedsiębiorstwa muszą przechowywać w systemach informatycznych ze względu na regulacje prawne.
Prawnicy nie radzą sobie z ogromną ilością informacji przechowywanych elektronicznie
Choć ograniczona dostępność „dowodów cyfrowych” może zahamować proces prawny, technologiczne możliwości identyfikowania i gro- madzenia ważnych informacji z milionów plików elektronicznych mają bardzo pozytywny wpływ na pracę prawników. 98 proc. respondentów stwierdziło, że informacje zidentyfikowane jako „dowody cyfrowe” (ESI) w ramach procesu e-discovery miały kluczowe znaczenie dla sukcesu w postępowaniach, w które byli zaangażowani w ciągu ostatnich dwóch lat.
W związku z tym firma Symantec przygotowała nowe rozwiązanie Enterprise Vault 9.0 wraz z technologią Enterprise Vault Discovery Collector – które pomaga przechowywać i organizować informacje w skali całego przedsiębiorstwa. System ułatwia również spełnianie wymogów prawnych i pozwala na wyszukiwanie informacji na użytek postępowań sądowych (e-discovery) poprzez spójne przeszukiwanie wiadomości e-mail z platformy Microsoft Exchange Online oraz lokalnych archiwów. W Enterprise Vault 9.0 rozszerzono obsługę o Microsoft Exchange 2010 Service Pack 1, Microsoft SharePoint 2010 i Domino 8.5.1.
Co ważne, postępy w dziedzinie technologicznej zostały wskazane przez prawników jako czynnik, który może mieć największy wpływ na sukcesy w sprawach zależnych od „cyfrowych dowodów”. 58 proc. respondentów uznało, że „ulepszenia technologii wyszukiwania używanej do identyfikowania, zachowania i przetwarzania ESI” są ważniejsze niż nowe przepisy regulujące prezentację dowodów w formatach cyfrowych albo ściślejsza współpraca międzynarodowa.
Badanie ujawniło też potencjalną rozbieżność między postrzeganą zdolnością prawników do wyszukiwania kluczowych dowodów w ro- snącej ilości ESI a ich rzeczywistymi sukcesami w tej dziedzinie. Ponad 69 proc. respondentów stwierdziło, że ich zespoły są „w pełni przygotowane” do przetwarzania informacji związanych z ważnymi postępowaniami sądowymi oraz przestrzeganiem przepisów, mimo że ponad połowa (57 proc.) przyznała, że w ciągu ostatnich pięciu lat o 25-50 proc. wzrosła ilość danych, które trzeba sortować za pomocą technologii e-discovery w każdym dochodzeniu. Prawnicy nie byli już tak pewni siebie, kiedy zapytano ich o rzeczywiste doświadczenie w identyfikowaniu użytecznych informacji. 60 proc. respondentów przyznało, że zmaga się z ilością informacji, które wymagały przeszukania; 20 proc. skarżyło się, że nie ma dość czasu na przeprowadzenie szczegółowego dochodzenia, a 24 proc. odpowiedziało, że nie dysponują wystarczająco zaawansowaną technologią e-discovery.
Jak wynika z badania „2010 Information Management Health Check” przeprowadzonego przez firmę Symantec, choć ponad 90 proc. przedsiębiorstw przyznaje, że właściwa strategia przechowywania (retencji) danych pozwoliłaby usuwać niepotrzebne informacje, to mniej niż połowa ma formalny plan przechowywania. Firmy przechowują dane przez czas nieokreślony, ponieważ obawiają się usunąć informacje, które mogą okazać się ważne dla ich działalności biznesowej albo mogłyby być wymagane w przyszłym postępowaniu sądowym. W re- zultacie trudniej jest znaleźć żądane informacje, a jednocześnie rosną koszty ich przechowywania i przeszukiwania.
– Archiwizacja to fundament kompleksowej strategii zarządzania informacjami, która pozwala organizacjom bez obaw usuwać dane – powiedział Brian Dye, wiceprezes ds. zarządzania produktami Information Management Group, Symantec. – Enterprise Vault 9.0 i nowa technologia Enterprise Vault Discovery Collector pozwalają działom informatycznym i prawnym wspólnie opracować i egzekwować politykę przechowywania danych, eliminując rozbieżności między technologią a polityką w celu ograniczenia ryzyka.
– Aby strategie przeszukiwania, zachowywania, przechowywania i usuwania informacji były efektywne, muszą obejmować wiele źródeł treści – powiedział Brian Babineau, starszy analityk w Enterprise Strategy Group. – Przedsiębiorstwa, które archiwizują tylko jeden typ danych i ignorują inne wyłącznie z powodu ograniczeń technologicznych, nie wykorzystują okazji do maksymalnego zmniejszenia kosztów IT i przechowywania informacji do celów prawnych. Nie jest to problemem dla użytkowników Enterprise Vault 9.0, ponieważ rozwiązanie to obsługuje informacje generowane w poczcie e-mail, SharePoint i systemie plików.
Nowe funkcjonalności Symantec Enterprise Vault 9.0:
- obsługa Microsoft Business Productivity Online Suite (BPOS): Enterprise Vault 9.0 pozwala klientom używać Microsoft Exchange Online w celu łączenia hostowanych systemów oraz lokalnych archiwów do postaci centralnego repozytorium. Ułatwia to spełnianie wymogów prawnych i wyszukiwanie informacji na użytek postępowań sądowych;
- Enterprise Vault Discovery Collector rozszerza możliwości wyszukiwania informacji o niezarządzane źródła danych: agent dostarcza narzędzia, dzięki którym prawnicy mogą szybciej i taniej dokonywać wczesnej oceny poszczególnych spraw;
- Enterprise Vault Discovery Accelerator wraz z deduplikacją: nowa technologia deduplikacji w Enterprise Vault Discovery Accelerator eliminuje przeglądanie i eksportowanie powtarzających się plików, obniżając koszty i przyspieszając wczesną ocenę sprawy;
- obsługa nowych platform: rozszerzono funkcjonalność o archiwizowanie i przeszukiwanie informacji przechowywanych w platformach Microsoft Exchange 2010 Service Pack 1, Microsoft SharePoint 2010 oraz Lotus Domino 8.5.1. Usprawniono też obsługę Lotus Domino poprzez dodanie baz danych mail-in w celu przechwytywania dokumentów i przepływów pracy na użytek optymalizacji pamięci masowej oraz elektronicznego wyszukiwania informacji;
- obsługa urządzeń Symantec FileStore: Appliance Symantec FileStore został przetestowany i certyfikowany do współpracy z Symantec Enterprise Vault. Połączenie obu produktów zapewnia organizacjom kompleksowe rozwiązanie do organizowania i ochrony informacji w dowolnych środowiskach pamięci masowej;
- integracja z NetBackup: przedsiębiorstwa korzystające z Symantec NetBackup mogą teraz bezpłatnie używać zintegrowanego agenta do tworzenia kopii zapasowej Enterprise Vault. Rozwiązanie dodatkowo współpracuje z NetBackup w celu zdefiniowania automatycznych, opartych na politykach strategii migracji, które przenoszą zarchiwizowane informacje z dysków zarządzanych przez Enterprise Vault na taśmę lub inne nośniki zarządzane przez NetBackup. ◊